办毕公文的处置

一、处置办毕公文的主要活动 　　（1）清退。经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或由其指定的有关单位。公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全。（2）销毁。用各种方法和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。（3）暂存。公文的暂存，是指对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以备查用。暂存公文的范围：①频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本；②具有参考价值的公文、简报等；③一时难以准确判定是否留存或销毁的公文；④反映一般情况的公文、报表等。（4）立卷。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。（5）归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。 　　二、公文清退的范围与手续 　　（1）需要清退的公文主要包括如下数类：①绝密公文；②有重大错漏的公文；③被明令撤销的公文；④仅供征求意见或审阅的公文；⑤未经本人审阅的领导人的讲话稿；⑥其他由发文机关指定清退的公文等。 　　(2)清退公文按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续；单份清退时亦应向对方索取收据以为凭证。需清退的公文平时要单独保管。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理。 　　三、公文销毁的范围、方式和程序 　　（1）应予销毁的公文主要包括：①所有不具备留存价值的公文；②无留存必要的重份公文；③在特殊情况下不即行毁灭就会造成失密和严重损失的公文；④一般性公文的草稿；⑤印制公文过程中形成的校样、印版等。（2）销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带等）。（3）以各种方式销毁公文时均应履行如下程序：①由文书部门组织对公文进行鉴定；②确认应销毁后，逐文逐件核定造册；③呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；④获准后再行销毁。 　　四、暂存公文的保管 　　暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。 　　五、立卷归档 　　（1）凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷的具体操作方法有许多种，但其基本的方法却是一致的，就是认真把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类、组合、编目。 　　（2）公文立卷归档的程序是：编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。